Politique de confidentialité de Académie Horizon Scolaire

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les élèves, parents, responsables légaux, visiteurs du site, candidats, partenaires et toute personne concernée sur la manière dont Académie Horizon Scolaire collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités d’établissement scolaire, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

1. Introduction et informations sur l’entreprise

Responsable du traitement : Académie Horizon Scolaire

Adresse : 12 Rue de l'Université, 75007 Paris, France

E-mail : [email protected]

Téléphone : +33 1 42 68 39 75

Dans le cadre de son activité de school, Académie Horizon Scolaire traite des données personnelles nécessaires à la gestion administrative, pédagogique, relationnelle, sécuritaire et réglementaire des élèves, des familles, du personnel, des candidats et des visiteurs.

2. Collecte et traitement des données

Académie Horizon Scolaire peut collecter les catégories de données suivantes, selon les situations :

• Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, photographie, identifiants internes.
• Données de contact : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données relatives à la scolarité : niveau, classe, résultats, absences, retards, appréciations, bulletins, dossiers scolaires, besoins éducatifs particuliers.
• Données familiales et de responsabilité légale : identité des parents ou représentants légaux, situation de garde, autorisations parentales.
• Données administratives et financières : facturation, paiements, bourses, justificatifs, documents d’inscription.
• Données de santé strictement nécessaires : informations utiles à la sécurité de l’élève, allergies, PAI, PAI médical ou aménagements spécifiques, dans la limite autorisée par la réglementation applicable.
• Données de communication : échanges avec l’établissement, formulaires, messages, réclamations.
• Données techniques : adresse IP, journaux de connexion, cookies et données de navigation sur le site, le cas échéant.
• Données liées à la vie scolaire et à la sécurité : accès aux locaux, images de vidéosurveillance si applicable, incidents de sécurité, autorisations de sortie.

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées ou, lorsque cela est nécessaire, auprès des parents, représentants légaux, autorités compétentes ou prestataires autorisés.

3. Finalités du traitement des données

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• gestion des inscriptions, réinscriptions et admissions ;
• organisation et suivi de la scolarité, de l’évaluation et de l’orientation ;
• communication avec les élèves, parents et responsables légaux ;
• gestion administrative, comptable et financière ;
• gestion des absences, retards, sanctions et incidents scolaires ;
• gestion des activités périscolaires, sorties, voyages et événements ;
• assurance de la sécurité des personnes et des biens ;
• respect des obligations légales, réglementaires et administratives ;
• gestion des candidatures, du recrutement et des relations de travail, le cas échéant ;
• amélioration des services, du site internet et de la qualité de l’accueil ;
• prévention et détection des fraudes, abus ou incidents de sécurité.

4. Bases légales du traitement

Les traitements mis en œuvre par Académie Horizon Scolaire reposent, selon les cas, sur les bases légales suivantes :

• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour l’inscription et la gestion de la scolarité ;
• Le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, sociale, éducative, de sécurité ou de conservation de certains documents ;
• L’intérêt légitime de l’établissement, par exemple pour assurer la sécurité, prévenir les incidents, gérer la relation avec les familles et améliorer ses services, dans le respect des droits et libertés des personnes ;
• Le consentement de la personne concernée ou du représentant légal, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains usages spécifiques, communications ou traitements facultatifs ;
• La sauvegarde des intérêts vitaux dans des situations d’urgence impliquant la santé ou la sécurité d’un élève ;
• L’exécution d’une mission d’intérêt public lorsque des dispositions applicables au secteur éducatif l’imposent ou le permettent.

5. Partage des données et tiers

Les données personnelles peuvent être communiquées, uniquement lorsque cela est nécessaire et dans le respect des finalités indiquées, aux destinataires suivants :

• personnel habilité de Académie Horizon Scolaire ;
• parents, représentants légaux ou personnes autorisées ;
• autorités administratives, judiciaires ou éducatives compétentes ;
• prestataires techniques et sous-traitants agissant pour le compte de l’établissement (hébergement, messagerie, logiciels de gestion scolaire, maintenance informatique, paiement, archivage, sécurité) ;
• assureurs, banques, experts-comptables ou prestataires administratifs, si nécessaire ;
• partenaires pédagogiques ou organisateurs d’activités, dans la limite strictement nécessaire ;
• professionnels de santé ou services d’urgence, en cas de nécessité pour la protection d’un élève.

Académie Horizon Scolaire veille à ce que ces tiers présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et n’utilisent les données qu’aux seules fins convenues.

6. Transfert de données vers des pays tiers

En principe, les données sont traitées au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Si certains prestataires ou outils impliquent un transfert de données vers un pays tiers, Académie Horizon Scolaire s’assure que ce transfert est encadré par des garanties appropriées conformément au RGPD, notamment :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation applicable.

7. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation. Les durées peuvent varier selon la nature des données et le contexte du traitement :

• Dossiers scolaires et administratifs : pendant la durée de la scolarité, puis archivage selon les obligations légales et les besoins de preuve ;
• Données de facturation et comptables : conservation pendant la durée légale applicable ;
• Données de communication : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande et au suivi de la relation ;
• Données de sécurité et journaux techniques : durée limitée proportionnée à la finalité de sécurité et de traçabilité ;
• Données de santé strictement nécessaires : durée limitée à la gestion de la situation concernée et aux obligations applicables.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque la loi l’exige ou le permet.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants, sous réserve des conditions et limites prévues par la loi :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie ;
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de certaines données, lorsque cela est juridiquement possible ;
• Droit à la limitation : demander le gel temporaire de certains traitements ;
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré et couramment utilisé, lorsque ce droit est applicable ;
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, sous réserve de motifs légitimes impérieux ;
• Droit de définir des directives post-mortem concernant le sort de ses données, lorsque la loi le permet.

Pour exercer ces droits, il convient de contacter Académie Horizon Scolaire aux coordonnées indiquées ci-dessous. Une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

9. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Le retrait du consentement n’affecte pas les traitements fondés sur une autre base légale.

Le retrait peut être exercé en écrivant à Académie Horizon Scolaire à l’adresse e-mail ou postale indiquée dans la présente politique.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si une personne estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site internet : www.cnil.fr

11. Sécurité des données

Académie Horizon Scolaire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment :

• contrôle des accès aux locaux, aux outils et aux données ;
• gestion des habilitations et des mots de passe ;
• chiffrement ou protection renforcée des données lorsque cela est pertinent ;
• sauvegardes régulières et procédures de restauration ;
• surveillance des systèmes et journalisation des accès ;
• sensibilisation du personnel à la confidentialité et à la protection des données ;
• procédures de gestion des incidents et violations de données.

Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement invulnérable, Académie Horizon Scolaire ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, les notifications prévues par la réglementation seront effectuées.

12. Coordonnées de contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou à l’exercice des droits, vous pouvez contacter :

Académie Horizon Scolaire
12 Rue de l'Université, 75007 Paris, France
E-mail : [email protected]
Téléphone : +33 1 42 68 39 75

Si un délégué à la protection des données (DPO) a été désigné, ses coordonnées pourront être communiquées sur demande ou précisées dans les supports de contact de l’établissement.

13. Modifications de la politique de confidentialité

Académie Horizon Scolaire peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles, ainsi que des changements dans ses activités ou services.

En cas de modification substantielle, les personnes concernées seront informées par un moyen approprié, notamment par affichage, e-mail, publication sur le site internet ou tout autre canal de communication habituel.

La version en vigueur est celle publiée à la date de consultation. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.